AI Do Firmy

Sztuczna inteligencja (AI) coraz śmielej wkracza do sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce, stając się kluczową technologią budowania przewagi konkurencyjnej. Jeszcze niedawno uchodziła za narzędzie zarezerwowane dla największych korporacji, jednak w ostatnich latach nastąpił wyraźny wzrost zainteresowania AI wśród MŚP. Niniejszy raport przedstawia aktualne trendy w wykorzystaniu AI przez polskie MŚP, najpopularniejsze zastosowania i wdrażane rozwiązania oraz motywacje firm do inwestowania w AI. Omówione zostaną również typowe problemy biznesowe rozwiązywane za pomocą sztucznej inteligencji – ze szczególnym uwzględnieniem prostych i niedrogich wdrożeń, takich jak ChatGPT, chatboty czy automatyzacja korespondencji i dokumentów.

Spis treści:

Aktualne trendy i stopień adopcji AI w MŚP

Adopcja AI w polskich MŚP wciąż znajduje się na relatywnie wczesnym etapie, ale wyraźnie przyspiesza. Według badania z końca 2023 roku, 16% małych i średnich firm w Polsce deklaruje już korzystanie z rozwiązań AI. Inne dane pokazują, że odsetek wszystkich firm wykorzystujących AI wzrósł z 3,7% w 2023 r. do 5,9% w 2024 r. – co oznacza wprawdzie niewielki, ale znaczący wzrost zainteresowania tą technologią. Co ciekawe, duże przedsiębiorstwa adaptują AI szybciej (już co dziesiąta duża firma korzysta z AI), podczas gdy w segmencie MŚP adopcja dopiero nabiera tempa.

Na rozpowszechnienie AI w sektorze MŚP duży wpływ miała popularyzacja narzędzi generatywnych w latach 2023–2024. Niemal 39% firm w Polsce korzysta już z narzędzi generatywnej AI (np. ChatGPT), a kolejne 21% planuje ich wdrożenie w ciągu następnych 12 miesięcy. Takie wyniki świadczą o masowym zainteresowaniu prostymi w użyciu rozwiązaniami AI. Równocześnie inne badania wskazują, że faktyczny poziom wdrożeń bywa niższy – część firm wykorzystuje elementy AI nieświadomie lub okazjonalnie. Przykładowo, w badaniu PKO BP 20% respondentów z MŚP potrafiło wskazać jedynie ogólnie „programy/oprogramowanie” jako używane narzędzie AI, co sugeruje niski poziom świadomości konkretnych rozwiązań. Z kolei raport AI Chamber 2024 twierdzi, że aż 90% polskich MŚP w pewnym stopniu używa AI/ML (przy czym tylko co czwarta firma robi to na dużą skalę). Rozbieżności te wynikają z różnic definicyjnych – wiele firm korzysta z AI wbudowanej w codzienne narzędzia (np. filtrowanie spamu, inteligentne podpowiedzi), nie traktując tego jako formalne wdrożenie AI.

Mimo początkowej ostrożności, nastawienie MŚP do AI staje się coraz bardziej pozytywne. Większość przedsiębiorców postrzega AI jako szansę – 42% uznaje ją za możliwość rozwoju, a tylko 26% widzi w niej zagrożenie (32% nie ma zdania). Tylko 4% pracowników sektora MŚP deklaruje obawy wobec AI, a aż dwie trzecie firm jest przekonanych o korzystnym wpływie AI na ich działalność. Ponad 40% firm spodziewa się wymiernych korzyści finansowych z wdrożenia AI, takich jak wzrost przychodów czy redukcja kosztów. Optymizm ten przekłada się na plany inwestycyjne – większość MŚP zamierza przeznaczyć na rozwiązania AI stosunkowo niewielkie kwoty (do 20 tys. zł rocznie), koncentrując się na tańszych, szybkorentownych wdrożeniach.

Najczęstsze zastosowania i wdrażane rozwiązania

Polskie MŚP coraz śmielej eksperymentują z różnorodnymi zastosowaniami AI. Najpopularniejsze obszary wykorzystania sztucznej inteligencji koncentrują się wokół poprawy obsługi klienta, automatyzacji powtarzalnych czynności biurowych oraz wsparcia marketingu i analityki biznesowej. Poniżej zestawiono najczęściej wdrażane rozwiązania AI w MŚP:

• Obsługa klienta i chatboty: Wiele firm zaczyna przygodę z AI od usprawnienia komunikacji z klientami. Chatboty oparte na AI pozwalają automatycznie odpowiadać na najczęściej zadawane pytania, umawiać wizyty czy udzielać informacji o produktach i usługach. Takie rozwiązania działają 24/7, skracając czas reakcji na zapytania klientów i odciążając pracowników. Coraz popularniejsze staje się też wykorzystanie generatywnej AI do wspierania obsługi wiadomości od klientów – np. automatycznego tworzenia szkiców odpowiedzi e-mail, co przyspiesza komunikację. Personalizowane narzędzia AI potrafią ponadto kierować zapytania do właściwych działów czy analizować ton wypowiedzi klientów.
  
• Generatywna AI (ChatGPT i podobne): Modele generatywne języka, takie jak ChatGPT, zdobyły ogromną popularność jako uniwersalne narzędzie wspierające różne zadania. MŚP wykorzystują je do tworzenia treści marketingowych (posty w mediach społecznościowych, opisy produktów, teksty na strony internetowe), generowania pomysłów kreatywnych, a nawet przygotowywania prostych grafik (za pomocą AI generującej obrazy, np. DALL-E). ChatGPT jest obecnie jednym z najczęściej używanych narzędzi AI – badania wskazują, że znalazł się on w ścisłej czołówce technologii wskazywanych przez polskich przedsiębiorców MŚP, obok ekosystemu Microsoft i poczty elektroniczne. Dzięki intuicyjności i dostępności (model dostępny online, często bezpłatnie), generatywna AI bywa dla małych firm pierwszym krokiem w stronę automatyzacji. Wśród firm już korzystających z AI aż 32,6% używa właśnie narzędzi generatywnej AI, co czyni je najpopularniejszą kategorią rozwiązań sztucznej inteligencji w MŚP.
  
• Automatyzacja powtarzalnych procesów: Kluczowym zastosowaniem AI jest odciążanie pracowników od rutynowych, czasochłonnych zadań administracyjnych. Systemy oparte na AI mogą przejąć m.in. wprowadzanie danych do systemu, wysyłkę faktur, przetwarzanie zgłoszeń serwisowych czy harmonogramowanie postów w social media. Przykładowo, algorytmy potrafią automatycznie odczytywać dane z dokumentów (np. faktur, umów), eliminując potrzebę ręcznego przepisywania. W finansach AI wspomaga księgowość poprzez analizę dokumentów, wychwytywanie błędów oraz prognozowanie przepływów finansowych. W działach HR coraz częściej wykorzystuje się AI do selekcji CV czy nawet przewidywania rotacji pracowników, co usprawnia procesy rekrutacyjne. Automatyzacja zadań biurowych przekłada się na mniej błędów i przyspieszenie realizacji procesów, a także uwalnia zasoby ludzkie do zadań wymagających kreatywności.
  
• Analiza danych i wsparcie decyzji: Nawet mniejsze firmy gromadzą dziś duże ilości danych (sprzedażowych, marketingowych, operacyjnych). AI umożliwia automatyczną analizę tych danych w poszukiwaniu wzorców, trendów i anomalii, co pomaga w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych. Przedsiębiorstwa używają narzędzi AI do prognozowania popytu, optymalizacji stanów magazynowych czy analiz finansowych typu „co jeśli”. Na podstawie modeli predykcyjnych można przewidywać przyszłe trendy i zachowania klientów, wspierając planowanie produkcji, kampanii marketingowych czy rozwój nowych produktów. Raporty wskazują, że firmy wdrażające AI najczęściej czerpią z niej korzyści właśnie w obszarze marketingu (wg jednego z badań aż 50% firm wykorzystujących AI stosuje ją w marketingu) oraz optymalizacji procesów produkcyjnych i łańcucha dostaw. Zaawansowana analityka AI staje się zatem dostępna także dla MŚP – często w formie usług chmurowych lub modułów dodawanych do istniejącego oprogramowania (np. systemów klasy ERP/CRM).
• Personalizacja marketingu i sprzedaży: Sztuczna inteligencja pomaga lepiej dopasować ofertę do klienta nawet w małych firmach. Na podstawie danych o zachowaniach klientów (historia zakupów, aktywność na stronie, preferencje) algorytmy mogą segmentować klientów i rekomendować im spersonalizowane produkty lub usługi. W ten sposób AI wspiera działania CRM i zwiększa skuteczność marketingu. Ponadto narzędzia AI są używane do automatyzacji kampanii reklamowych – np. optymalizują stawki w reklamach online czy dobierają grupy docelowe. W handlu e-commerce mniejsze firmy korzystają z gotowych rozwiązań AI do rekomendacji produktowych („klienci, którzy kupili X, oglądali też Y”) oraz chatbotów doradzających w wyborze produktu. Badania pokazują, że około 18% polskich MŚP korzystających z AI używa jej do personalizacji obsługi klienta, co czyni to drugim najpopularniejszym zastosowaniem po generowaniu treści.

(Oprócz powyższych, firmy eksperymentują też z innymi rozwiązaniami – np. systemami AI do monitorowania i utrzymania ruchu (maintenance) w produkcji, wykrywaniem nadużyć finansowych czy zaawansowanymi asystentami głosowymi. Jednak na poziomie MŚP pozostają one rzadziej wdrażane w porównaniu z powyższymi, prostszymi aplikacjami.)

Powody wdrażania AI przez MŚP

Motywacje polskich przedsiębiorstw MŚP do sięgania po sztuczną inteligencję wynikają głównie z chęci usprawnienia działalności oraz poprawy konkurencyjności. Firmy decydują się na wdrożenie AI przede wszystkim z następujących powodów:

• Zwiększenie efektywności i oszczędność czasu: Automatyzacja z pomocą AI pozwala przyspieszyć wykonywanie wielu zadań, które dotąd pochłaniały czas pracowników. Przedsiębiorcy wskazują, że codzienna komunikacja i zarządzanie e-mailami zajmują im nawet 10 godzin tygodniowo. Dzięki AI ten czas można znacząco zredukować – szacuje się, że automatyzacja może oszczędzić nawet do 10 godzin pracy tygodniowo w sektorze MŚP. Właściciele firm chcą uwolnić te zasoby czasu, by móc skupić się na rozwoju biznesu, strategicznym planowaniu czy po prostu zachować lepszy work-life balance. AI jest postrzegana jako narzędzie, które może zdjąć z ludzi ciężar rutynowych czynności i przyspieszyć działanie całej organizacji.
  
• Redukcja kosztów operacyjnych: Wprowadzenie inteligentnej automatyzacji często idzie w parze z obniżeniem kosztów – mniejszym zapotrzebowaniem na pracę manualną przy zachowaniu (lub poprawie) jakości. Ponad 40% firm MŚP spodziewa się pozytywnych skutków finansowych wdrożenia AI, w tym obniżenia kosztów działania. Przykładowo, chatbot obsługujący część zapytań klientów może zmniejszyć koszty działu obsługi, a system AI wyłapujący nieprawidłowości w fakturach może ograniczyć straty wynikające z błędów. Dla firm operujących na niskich marżach nawet drobne usprawnienia potrafią przełożyć się na wymierne oszczędności.
  
• Poprawa jakości obsługi klienta i satysfakcji: W dobie wysokich oczekiwań klientów, szybkość reakcji i personalizacja są kluczowe. MŚP wdrażają AI, aby podnieść standard obsługi – zapewnić szybsze odpowiedzi (np. przez chatboty), dostępność poza godzinami pracy oraz bardziej spersonalizowaną komunikację. Dzięki AI mała firma może konkurować poziomem obsługi z większymi podmiotami, budując lojalność klientów. AI pomaga także unikać ludzkich przeoczeń – np. ważne zapytanie klienta nie „zagubi się” w skrzynce mailowej, bo inteligentny asystent je wyłowi i zareaguje.
  
• Wsparcie w decyzjach i wykorzystanie danych: Kolejnym powodem jest chęć lepszego wykorzystania posiadanych danych do rozwoju biznesu. Firmy zdają sobie sprawę, że w danych kryje się wiedza (o rynku, klientach, trendach), ale manualna analiza jest trudna i czasochłonna. Wdrożenie AI pozwala uzyskać nowe, głębsze insighty z danych i podejmować decyzje w oparciu o fakty zamiast intuicji. Przykładowo, algorytmy mogą wskazać, które produkty najlepiej rotują, jacy klienci są najbardziej dochodowi, albo który proces w firmie generuje wąskie gardła. Dzięki temu właściciele firm mogą szybciej reagować na problemy i lepiej planować przyszłość.
  
• Budowanie przewagi konkurencyjnej i nadążanie za rynkiem: AI jest obecnie postrzegana jako trend, za którym warto nadążyć, aby nie zostać w tyle. Połowa przedstawicieli MŚP obawia się, że konkurencja może już ich wyprzedzać we wdrażaniu nowych technologii. Z tego względu firmy inwestują w AI, by zachować konkurencyjność – oferować nowe usługi, działać szybciej i mądrzej niż rywale. Ponadto AI bywa sposobem na wyróżnienie się na rynku (np. firma może chwalić się innowacyjnym chatbotem czy inteligentnym systemem rekomendacji). Dla ambitnych MŚP wdrożenia AI wpisują się więc w strategię rozwojową i wzmacniania swojej pozycji rynkowej. Warto dodać, że organizacje, które już wdrożyły AI, deklarują zwykle dalsze zwiększanie inwestycji w tę technologię – sukces pierwszych projektów zachęca do kolejnych.
  
• Rozwiązanie problemów z brakiem pracowników lub kompetencji: W niektórych branżach MŚP borykają się z niedoborem rąk do pracy lub brakiem wysoko wyspecjalizowanych ekspertów. AI bywa postrzegana jako alternatywny zasób – może wykonać pewne czynności zamiast dodatkowego pracownika, albo dostarczyć wiedzy tam, gdzie w firmie nie ma specjalisty. Przykładowo, firma bez własnego działu analitycznego może skorzystać z narzędzia AI do prognoz popytu, a firma bez copywritera – użyć generatywnej AI do pisania tekstów marketingowych. W ten sposób sztuczna inteligencja wypełnia luki kompetencyjne w organizacji. Co więcej, pracownicy dzięki AI mogą podnieść swoją produktywność (tzw. augmented workforce), osiągając więcej mniejszym nakładem sił.

Problemy biznesowe rozwiązywane za pomocą AI

Wdrożenia AI w małych i średnich firmach nie są celem samym w sobie – zwykle odpowiadają na konkretne bolączki i wyzwania biznesowe. Poniżej wymieniono najczęstsze problemy, które polskie MŚP próbują rozwiązać dzięki sztucznej inteligencji:

• Nadmierne obciążenie rutynowymi zadaniami: Wielu właścicieli firm skarży się, że toną w powtarzalnej pracy administracyjnej (papierkowej robocie, mailach, wypełnianiu formularzy), co ogranicza czas na rozwój firmy. Jak wykazało badanie, ponad 44% przedsiębiorców MŚP pracuje więcej niż standardowe 40 godzin tygodniowo, głównie z powodu nadmiaru rutynowych obowiązków. AI rozwiązuje ten problem przez automatyzację – przejmuje część monotonnych czynności, uwalniając przedsiębiorcę od bycia „człowiekiem-orkiestrą”. Dzięki temu zyskuje on czas na strategiczne działania, rozwijanie oferty czy po prostu odpoczynek (co pośrednio również służy biznesowi). W skrócie, AI jest odpowiedzią na problem „za dużo pracy, za mało czasu”.
  
• Wolna lub ograniczona obsługa klienta: Małe firmy często nie mogą sobie pozwolić na duży zespół wsparcia klienta ani na całodobową dostępność. To rodzi problem niezadowolonych klientów czekających na odpowiedź lub odchodzących do konkurencji. Wdrożenie chatbota lub inteligentnego asystenta pomaga natychmiastowo odpowiadać na pytania klientów o każdej porze, przynajmniej w podstawowym zakresie. AI potrafi też obsłużyć wiele zapytań równolegle, podczas gdy pracownik jest ograniczony czasowo. Rozwiązanie to eliminuje problem „nieodebranych telefonów i nieodpisanych maili” – AI dba, by żaden klient nie został bez reakcji. W efekcie mała firma może podnieść poziom obsługi bez zatrudniania dodatkowych pracowników, co wcześniej było trudne do osiągnięcia.
  
• Niska skuteczność działań marketingowych: Wielu MŚP ma świadomość, że ich marketing mógłby być lepszy, ale brakuje im pomysłów, czasu lub środków na jego poprawę. Problemem bywa np. rzadka aktywność w mediach społecznościowych, słabe opisy produktów czy mało atrakcyjne materiały promocyjne – co przekłada się na słaby odzew klientów. Tutaj z pomocą przychodzi generatywna AI (jak ChatGPT i pokrewne narzędzia). AI potrafi szybko wygenerować post na Facebooka, atrakcyjny opis oferty czy nawet przygotować prostą grafikę, dając małej firmie „kop kreatywności”. Dzięki temu problem braku contentu marketingowego znika – firma może regularnie publikować treści, które przyciągają klientów, bez potrzeby zatrudniania copywritera czy grafika. AI pomaga też optymalizować kampanie reklamowe (rozwiązując problem nieefektywnych wydatków na reklamę) poprzez lepsze targetowanie i automatyczne testowanie komunikatów. W skrócie, sztuczna inteligencja rozwiązuje problem „marketingu robionego na pół gwizdka” – daje małym firmom narzędzia, by robić go profesjonalniej i skuteczniej.
  
• Błędy i nieefektywność w procesach wewnętrznych: W małych firmach, gdzie „wszystkim zajmują się wszyscy”, łatwo o pomyłki w dokumentach, przeoczenie ważnej informacji czy nieoptymalne procesy (np. źle zaplanowane zaopatrzenie). AI jest często wdrażana, by podnieść jakość i dokładność procesów. Przykłady problemów, które tu rozwiązuje: pomyłki przy ręcznym wprowadzaniu danych (AI może to zrobić bezbłędnie), spóźnione zamówienia towaru (AI prognozuje, kiedy należy uzupełnić stany magazynowe), przestoje w produkcji (AI przewiduje awarie maszyn na podstawie danych z czujników) czy opóźnienia płatności od klientów (AI wskazuje, którzy klienci mogą wymagać przypomnienia). W każdej z tych sytuacji inteligentny system minimalizuje ryzyko ludzkiego błędu i sprawia, że firma działa płynniej. W szczególności w finansach i administracji AI eliminuje problem gubienia się w papierach – automatycznie sprawdza faktury, pilnuje terminów płatności i wypełnia zestawienia, które wcześniej mogły sprawiać trudność pracownikom.
  
• Trudności z analizą rynku i potrzeb klientów: Małe przedsiębiorstwa często działają w dynamicznym otoczeniu, gdzie szybka reakcja na zmiany rynkowe jest kluczowa, ale trudno im samodzielnie śledzić te zmiany. AI może rozwiązać problem niedostatecznego rozeznania – przykładowo poprzez analizę danych sprzedażowych i trendów zakupowych klientów podpowiada, jakie produkty cieszą się rosnącą popularnością, a które tracą zainteresowanie. Może też monitorować internet (np. media społecznościowe) w poszukiwaniu opinii o firmie lub nowych potrzeb konsumentów. Tym samym MŚP dostaje narzędzie do ciągłego badania rynku, na co wcześniej brakowało mu zasobów. Problem braku informacji zostaje zastąpiony przez dane i rekomendacje generowane przez AI, co umożliwia lepsze dopasowanie oferty do oczekiwań klientów.

Warto zauważyć, że wielu przedsiębiorców wciąż nie dostrzega, że powyższe problemy da się rozwiązać za pomocą AI. Jak ujął to ekspert, prawie połowa małych firm „wciąż nie widzi miejsca dla sztucznej inteligencji w swoich firmach, choć jednocześnie zmagają się z problemami, które AI mogłaby efektywnie rozwiązać”. Dlatego rośnie rola edukacji – uświadamiania MŚP, w jaki sposób konkretne narzędzia AI odpowiadają na ich codzienne bolączki.

Przykłady prostych i tanich wdrożeń AI

W ostatnich latach znacząco obniżył się próg wejścia w świat AI – nawet małe firmy dysponujące skromnym budżetem mogą skorzystać z dobrodziejstw sztucznej inteligencji. Wdrożenia, które kiedyś wymagały zespołu programistów i dużych inwestycji, dziś są dostępne w modelu usługowym (SaaS) lub dzięki gotowym platformom. Poniżej przedstawiono kilka popularnych, prostszych i tańszych wdrożeń AI, po które sięgają polskie MŚP:

• Korzystanie z ChatGPT (i innych chatbotów generatywnych): Pojawienie się ChatGPT pod koniec 2022 r. zrewolucjonizowało podejście wielu małych firm do AI. ChatGPT stał się dla nich „wirtualnym asystentem” – jest wykorzystywany do pisania e-maili, tłumaczenia tekstów, przygotowywania ofert czy nawet tworzenia prostego kodu oprogramowania. Jego popularność wynika z wyjątkowo niskiej bariery wejścia: wystarczy przeglądarka internetowa, by zacząć z niego korzystać, bez konieczności wdrażania skomplikowanego systemu. Wielu przedsiębiorców przyznaje, że ChatGPT pomaga im w codziennej pracy, np. w generowaniu odpowiedzi do klientów lub tworzeniu treści na stronę internetową, co dawniej zajmowało dużo czasu. W badaniach 15% MŚP wskazało wprost ChatGPT jako narzędzie stosowane w swojej działalności a odsetek ten szybko rośnie wraz z popularyzacją modelu. Co istotne, pojawiły się także polskojęzyczne modele AI (np. WigiliaGPT od polskich twórców), co dodatkowo ułatwia firmom lokalnym wykorzystanie generatywnej AI w języku ojczystym. ChatGPT i podobne narzędzia generatywne można więc uznać za najprostszą drogę do wypróbowania AI – niemal bezkosztową, a mogącą przynieść szybkie usprawnienia.
  
• Proste chatboty na stronach i komunikatorach: Wiele małych firm decyduje się na wdrożenie chatbota do obsługi klienta – dostępnego na stronie internetowej, Facebook Messengerze czy w aplikacji WhatsApp. Takie chatboty często bazują na gotowych platformach (np. Chatfuel, Landbot czy rozwiązania dostarczane przez Facebooka), które nie wymagają umiejętności programowania. Koszty ich uruchomienia są niewielkie, a niektóre mają darmowe plany. Przykładowy prosty chatbot może odpowiadać na FAQ, pomagać w dokonaniu rezerwacji lub zbierać dane kontaktowe potencjalnego klienta. Dla firmy oznacza to automatyzację pierwszej linii kontaktu – klient od razu dostaje odpowiedź na proste pytania (np. o godziny otwarcia czy status zamówienia). Wdrożenie takiego bota to często kwestia kilku dni, a korzyści są odczuwalne natychmiast: mniej telefonów z powtarzalnymi pytaniami i więcej obsłużonych zapytań poza godzinami pracy. Co ważne, rozwój technologii sprawił, że nawet tanie chatboty mogą być „podpinane” pod silniki AI (np. GPT), co czyni ich odpowiedzi bardziej inteligentnymi. To sprawia, że nawet za pomocą niedrogiego narzędzia można stworzyć konwersacyjnego asystenta, który symuluje prawdziwą rozmowę z człowiekiem. Popularność takich rozwiązań wśród MŚP rośnie wraz z upowszechnieniem platform no-code/low-code do tworzenia chatbotów.
  
• Automatyzacja korespondencji e-mail: Codzienne przetwarzanie dziesiątek maili bywa zmorą małych firm – dlatego pojawiły się narzędzia AI pomagające zautomatyzować także ten obszar. Przykładem są wtyczki do klientów poczty lub funkcje wbudowane w usługach (jak Gmail z inteligentnymi podpowiedziami odpowiedzi). Coraz więcej firm korzysta z asystentów AI, które analizują treść przychodzącej poczty i potrafią przygotować szkic odpowiedzi, którą pracownik następnie tylko koryguje i wysyła. Takie rozwiązania doskonale sprawdzają się przy obsłudze powtarzających się zapytań ofertowych czy reklamacji – AI może na ich podstawie wygenerować standardową odpowiedź (zindywidualizowaną pod nadawcę), oszczędzając czas pracownika. Jak wspomniano wcześniej, generatywna AI może automatycznie tworzyć treści maili do klientów, co znacząco przyspiesza proces obsługi zgłoszeń. Oprócz odpowiedzi, AI pomaga też w sortowaniu i priorytetyzacji maili – potrafi oznaczać e-maile według ważności lub wykrywać te, które zawierają pilne sprawy. Proste narzędzia tego typu (np. narzędzia oparte na Zapier + OpenAI lub gotowe boty e-mail) są dostępne w modelu abonamentowym za kilkadziesiąt dolarów miesięcznie lub mniej, co czyni je osiągalnymi nawet dla mikrofirm. Dzięki nim mała firma zyskuje „wirtualnego sekretarza” – stale czujnego i niepopełniającego błędów typu „pominąłem ważnego maila”.
  
• Automatyzacja dokumentów i pracy z tekstem: Kolejnym obszarem, gdzie tanie wdrożenia AI przynoszą duże korzyści, jest praca z dokumentami. Dostępne są usługi wykorzystujące AI do inteligentnego odczytywania dokumentów papierowych (OCR wsparty uczeniem maszynowym) – np. faktur, paragonów, wizytówek. Dzięki temu zamiast ręcznie przepisywać dane do systemu księgowego czy CRM, firma może skanować dokumenty, a AI wyciągnie z nich potrzebne informacje (kwoty, daty, nazwy kontrahentów) z wysoką dokładnością. To przyspiesza pracę działu finansowego i eliminuje błędy. Inne przykłady to generowanie dokumentów na podstawie wzorców: np. AI uzupełnia szablon umowy danymi klienta i szczegółami oferty, tworząc gotowy dokument w sekundę. Takie rozwiązania oferuje wiele platform typu workflow automation i często integrują się one z popularnymi edytorami tekstu czy arkuszami (Microsoft 365 Copilot, dodatki do Google Workspace itp.). Koszty mogą ograniczyć się do wykupienia subskrypcji oprogramowania biurowego z modułem AI. W 2025 r. na rynku pojawiają się też polskie inicjatywy rządowe wspierające wdrożenia AI w dokumentacji – np. Krajowy System e-Faktur czy zapowiedzi Funduszu AI Ministerstwa Cyfryzacji mającego pomóc 2 milionom MŚP w sfinansowaniu cyfrowych usprawnień. Wszystko to sprawia, że automatyzacja pracy z dokumentami jest coraz łatwiejsza i tańsza do wdrożenia.
  
• Gotowe narzędzia SaaS oparte na AI: Poza wyżej wymienionymi przykładami, wiele MŚP korzysta po prostu z dostępnych na rynku aplikacji i usług, które „pod maską” mają AI. Przykładem są systemy do marketingu (CRM z funkcją predykcji szans sprzedaży), platformy e-commerce (rekomendacje produktów), programy księgowe (automatyczne kategoryzowanie wydatków), a nawet narzędzia graficzne typu Canva, które mają wbudowane funkcje AI (np. automatyczne usuwanie tła ze zdjęcia czy generowanie grafik na bazie opisu). Takie usługi zazwyczaj działają w modelu abonamentowym, a koszty dla małych firm są akceptowalne. Co piąty polski przedsiębiorca MŚP przyznaje, że korzysta już z Canvy, a co czwarty ze współdzielonych plików w chmurze – to dowód, że chętnie sięgają oni po nowoczesne narzędzia zwiększające produktywność. AI staje się po prostu kolejną cechą tych narzędzi. MŚP nie muszą budować własnych modeli – zamiast tego adaptują istniejące rozwiązania oferowane przez dostawców technologii, często nawet nie myśląc o nich w kategoriach „wdrożyliśmy AI”, lecz po prostu „kupiliśmy nowy program”. Ta droga jest najszybsza i najtańsza, dlatego dominuje w statystykach – według przytoczonego raportu AI Chamber aż 9 na 10 MŚP w regionie CEE stosuje już jakieś rozwiązania AI/ML, właśnie dzięki rosnącej dostępności gotowych narzędzi

Podsumowanie

W ciągu ostatnich 1–2 lat nastąpił wyraźny zwrot ku sztucznej inteligencji w polskim sektorze MŚP. Choć formalny poziom wdrożeń AI w małych i średnich firmach dopiero rośnie (ok. 16% deklaruje korzystanie z AI na koniec 2023 r.), to faktyczne zainteresowanie i eksperymentowanie z tą technologią stało się powszechne. Punktem zwrotnym była popularyzacja generatywnej AI – narzędzia takie jak ChatGPT spopularyzowały AI wśród masowego odbiorcy biznesowego, pokazując, że nawet niewielka firma może skorzystać z inteligentnych algorytmów bez wielkich nakładów. W efekcie wielu przedsiębiorców MŚP oswoiło się z AI i dostrzegło jej praktyczne zalety, od automatyzacji e-maili po tworzenie treści marketingowych.

Aktualne trendy wskazują, że MŚP skupiają się na stosunkowo prostych, szybko wdrażalnych rozwiązaniach AI, które natychmiast rozwiązują konkretne problemy biznesowe – np. chatbot usprawniający obsługę klienta, model AI generujący teksty, czy aplikacja automatyzująca obieg dokumentów. Takie podejście minimalizuje ryzyko i koszty, a zarazem pozwala firmom stopniowo budować kompetencje w obszarze AI. Co ważne, pierwsze sukcesy zachęcają do dalszych inwestycji: firmy, które wdrożyły choć jedno rozwiązanie AI, są znacznie bardziej skłonne rozszerzać jego zastosowanie.

Polskie MŚP wdrażają AI głównie z myślą o zwiększeniu efektywności, obniżeniu kosztów i poprawie konkurencyjności, a także po to, by lepiej obsłużyć klientów i wykorzystać posiadane dane. Wdrożenia AI rozwiązują realne bolączki – od braku czasu, przez luki kadrowe, po niską skuteczność marketingu. Dzięki coraz szerszej dostępności tanich narzędzi AI, nawet firmy o ograniczonych budżetach mogą dziś doświadczyć korzyści płynących z tej technologii.

Podsumowując, sztuczna inteligencja przestała być futurystyczną ciekawostką, a stała się praktycznym narzędziem w codziennej działalności polskich MŚP. Choć przed wieloma firmami wciąż stoją bariery (brak świadomości, obawy prawne czy etyczne, niepewność co do kosztów), trend jest wyraźny – AI z roku na rok odgrywa coraz większą rolę w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Prognozy sugerują, że ten umiarkowany, ale systematyczny wzrost adopcji AI będzie kontynuowany, a wraz z rozwojem świadomości i dostępnością nowych rozwiązań, kolejne obszary działalności MŚP zostaną wsparte inteligentną automatyzacją. Polska znajduje się dopiero na początku drogi AI w MŚP, ale już teraz widać, że firmy te potrafią znajdować dla sztucznej inteligencji praktyczne, wartościowe zastosowania na swoją miarę. Można zatem oczekiwać, że AI w najbliższych latach stanie się stałym elementem krajobrazu biznesowego MŚP – tak naturalnym jak komputery czy internet – pomagając im rozwijać się szybciej, mądrzej i skuteczniej.

Źródła:

Wyniki badań i raportów przytoczone w tekście pochodzą m.in. z:

• raportu PKO BP dot. AI w MŚP gb.pl
• badania EFL „AI w codziennym biznesie” brandsit.plbrandsit.pl
• raportu AI Chamber 2024 cyfrowa-gospodarka.gazetaprawna.pl
• badania ManpowerGroup „Rynek pracy w erze AI” jacekantczak.pl
• badania SW Research dla HP Polska itwiz.pl
• badania SW Research dla Mizzox (2025) inwestycje.pl
• artykułów branżowych (m.in. Gazeta Bankowa gb.pl, ITwiz itwiz.pl, BrandsIT brandsit.pl).

Wszystkie dane liczbowe dotyczą polskiego rynku i odnosiły się do lat 2023–2025, co pozwala nakreślić aktualny obraz wdrażania AI przez małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce.